CRM dla agencji marketingowej i reklamowej

Agencja marketingowa żyje z dwóch rodzajów pracy: projektów (strona, kampania, identyfikacja) i stałych abonamentów (SEO, social media, opieka). Każdy klient ma swoje terminy, raporty, materiały i umowę, a zespół pracuje dla kilkunastu firm jednocześnie. Arkusz z listą klientów i komunikator przestają wystarczać szybciej, niż się wydaje.

Poniżej opisujemy, czego agencja potrzebuje od CRM i jak ułożyć w nim pracę, żeby nic nie przepadało — ani termin raportu, ani odnowienie domeny klienta.

Typowe problemy w agencji

• Raporty miesięczne — do kogo trzeba wysłać do 5., kto już dostał, czyj raport czeka na dane.
• Budżet godzin — ile godzin zostało w projekcie i czy abonament jeszcze się opłaca.
• Materiały od klienta — logo, teksty i zdjęcia przychodzą mailem, komunikatorem i przez dysk.
• Domeny i hosting klientów — jeśli agencja nimi zarządza, każda przeterminowana domena to kryzys.
• Akceptacje — kto, co i kiedy zaakceptował, zanim poszło do druku albo na produkcję.

Co powinien robić CRM agencji

Klient z pełnym kontekstem

Na karcie klienta: osoby kontaktowe, projekty, abonament, umowy, korespondencja, pliki i terminy. Gdy dzwoni klient, każdy w zespole widzi to samo.

Projekty i zadania z rodzajem pracy

Projekt ma termin oddania i budżet godzin, a zadania — rodzaj pracy (grafika, treści, programowanie, kampania, poprawki), osobę i szacowany czas. Na tablicy widać, co dzieli projekt od oddania.

Czas pracy przy projekcie

Licznik albo wpis ręczny przy zadaniu. Raport pokazuje godziny według klienta i miesiąca, więc wiesz, którzy klienci abonamentowi są rentowni, a komu trzeba podnieść stawkę.

Terminy cykliczne

Raporty do 5. dnia miesiąca, przeglądy kampanii, testy kopii zapasowych stron — jako stałe terminy, które same wracają w kalendarzu zespołu.

Wyceny i umowy bez przepisywania

Wycena z katalogu usług, a z zaakceptowanej wyceny — umowa z tymi samymi pozycjami, którą klient akceptuje online.

Jak to wygląda w CoreBase

CoreBase ma pakiet branżowy „Agencja i freelancer”, który instalujesz jednym kliknięciem w ustawieniach. Zakłada on m.in.:

• pola klienta: adres strony, domena i hosting z datą opłacenia (przypomnienie 30 dni wcześniej) i abonament netto,
• pola projektu: typ, termin oddania (przypomnienie 7 dni wcześniej), budżet godzin, adres wersji testowej, technologia,
• pola zadania: rodzaj pracy i szacowany czas,
• terminy cykliczne: raporty miesięczne dla klientów abonamentowych (do 5.) i test odtworzenia kopii stron (co kwartał),
• 5 szablonów wiadomości — m.in. raport miesięczny, prośba o materiały, projekt do akceptacji,
• umowę o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych i umowę abonamentową,
• 12 usług w katalogu z przykładowymi cenami — od landing page po kampanie i SEO.

Do tego portal klienta, w którym klient przesyła materiały (logo, teksty, zdjęcia) — trafiają do jego karty z oznaczeniem „Od klienta”. Szczegóły pakietu znajdziesz na stronie CRM dla agencji i freelancerów.

Najczęstsze pytania

Czy mogę rozliczać klientów godzinowo i abonamentem jednocześnie?

Tak. Abonament zapisujesz przy kliencie, a czas pracy przy projektach i zadaniach — raport pokaże godziny i rentowność dla każdego klienta.

Czy klient może zaakceptować umowę bez drukowania?

Tak. Klient akceptuje umowę online kodem z e-maila albo podpisuje ją podpisem zaufanym lub kwalifikowanym, a każdy krok zapisuje się w historii umowy.

Czy CoreBase publikuje posty w social media klientów?

Nie. Publikacja na stronie firmowej Facebooka jest w CoreBase oznaczona jako „wkrótce” i dotyczy kont Twojej firmy. Kampanie i posty klientów prowadzisz w narzędziach platform, a w CoreBase — projekt, zadania, czas, raporty i korespondencję.

Podsumowanie

CRM agencji to nie lista kontaktów, tylko miejsce, w którym klient, projekt, godziny, raporty i umowy są połączone. Pakiet „Agencja i freelancer” daje gotowy punkt startowy, który dopasujesz do swojego sposobu pracy. Sprawdź w demo, a ceny planów — w cenniku. Każdy plan ma wszystkie funkcje, różni się tylko liczbą użytkowników.