CRM dla freelancera – czy to się w ogóle opłaca?

„CRM to narzędzie dla dużych firm z działem sprzedaży” — słyszymy to często od freelancerów. Grafik, programistka, copywriter, fotograf czy konsultant pracują sami, więc wydaje się, że wystarczy kalendarz, skrzynka e-mail i arkusz z listą klientów. Czasem to prawda. Ale jest moment, w którym ten zestaw zaczyna kosztować więcej, niż daje.

Policzmy to uczciwie.

Kiedy CRM freelancerowi nie jest potrzebny

• masz dwóch–trzech stałych klientów i długie projekty,
• nie wysyłasz ofert — zlecenia przychodzą z jednego źródła,
• nie pilnujesz żadnych cyklicznych terminów (odnowienia, raporty, abonamenty).

Wtedy arkusz i kalendarz naprawdę wystarczą. Nie warto płacić za narzędzie, którego nie potrzebujesz.

Kiedy zaczyna się opłacać

Sygnały są dość jednoznaczne:

• wysyłasz kilka ofert miesięcznie i nie pamiętasz, na które klient nie odpowiedział,
• masz kilkunastu klientów, a historia ustaleń jest rozsiana po mailach i komunikatorach,
• rozliczasz się godzinowo i zgadujesz, ile czasu zajął projekt,
• pilnujesz cudzych terminów — domeny, hosting, licencje, raporty dla klientów abonamentowych,
• zdarzyło się, że faktura wyszła za późno, bo zapomniałeś, że etap był zakończony.

Prosty rachunek

Załóżmy, że Twoja godzina pracy jest warta 100–150 zł. Jeśli tygodniowo tracisz godzinę na szukanie ustaleń w mailach, sklejanie ofert z poprzednich plików i liczenie czasu na kartce — to 4–5 godzin miesięcznie, czyli kilkaset złotych. Do tego dochodzą rzeczy trudniejsze do policzenia: oferta, o której zapomniałeś przypomnieć, albo domena klienta, która wygasła.

Policz to na swoich liczbach i porównaj z ceną planu dla jednej osoby w cenniku CoreBase. Jeśli CRM oszczędza Ci choćby dwie–trzy godziny miesięcznie, zwykle zwraca się z nawiązką.

Czego freelancer naprawdę potrzebuje

Jedno miejsce na klienta

Dane, osoby kontaktowe, projekty, oferty, umowy, korespondencja i pliki — razem. Bez przeszukiwania pięciu aplikacji.

Oferty, które się nie gubią

Wycena z katalogu usług w kilka minut, PDF z logo wysłany e-mailem i status: wysłana, zaakceptowana, odrzucona. Przypomnienie, gdy klient milczy.

Czas pracy przy projekcie

Licznik uruchamiany przy zadaniu i raport godzin według klienta. Koniec z szacowaniem „na oko” przy rozliczeniu.

Terminy, które pilnują się same

Domena klienta, koniec abonamentu, oddanie projektu — z przypomnieniem z wyprzedzeniem.

Jak to wygląda w CoreBase

CoreBase ma plan dla jednego użytkownika z wszystkimi funkcjami — nie ma wersji „okrojonej”. Freelancer dostaje to samo, co agencja: klientów, projekty z tablicą zadań, licznik czasu, wyceny z PDF, umowy z akceptacją online, pocztę podłączoną do klientów, kalendarz i przypomnienia. Pakiet „Agencja i freelancer” zakłada pola domeny i hostingu klienta z przypomnieniem, budżet godzin w projekcie i gotowe szablony wiadomości. Więcej: CRM dla agencji i freelancerów.

Gdy zaczniesz współpracować z podwykonawcą albo zatrudnisz pierwszą osobę, zmieniasz plan na większą liczbę użytkowników — dane i ustawienia zostają.

Najczęstsze pytania

Czy muszę mieć własny serwer?

Nie. CoreBase instalujesz na zwykłym hostingu współdzielonym z PHP i MySQL — takim, jaki ma większość freelancerów do swojej strony.

Czy mogę zacząć od samej listy klientów?

Tak. Nie musisz od razu używać wszystkich modułów. Zacznij od klientów i ofert, a czas pracy i umowy dodaj, gdy będą potrzebne.

A darmowy CRM?

Też jest opcją — porównaliśmy to w artykule „CRM darmowy czy płatny”.

Podsumowanie

CRM opłaca się freelancerowi wtedy, gdy oszczędza mu czas i pilnuje pieniędzy — ofert bez odpowiedzi, godzin do rozliczenia i terminów klientów. Przy kilkunastu klientach zwykle tak jest. Sprawdź na swoich danych w demo CoreBase.