CRM darmowy czy płatny – co się bardziej opłaca?

Darmowy CRM brzmi jak oczywisty wybór — dlaczego płacić, skoro można za darmo? Odpowiedź, jak zwykle w biznesie, brzmi: to zależy od tego, ile realnie kosztuje Cię to, czego darmowa wersja NIE oferuje.

Jak zwykle wyglądają darmowe plany

Darmowe wersje CRM istnieją naprawdę i bywają wystarczające na sam początek działalności. Zwykle mają jednak wyraźne ograniczenia:

• Limit liczby kontaktów lub użytkowników, po przekroczeniu którego trzeba przejść na płatny plan.
• Brak kluczowych integracji — poczty, kalendarza, generowania dokumentów.
• Ograniczone raporty i statystyki.
• Wsparcie techniczne ograniczone do minimum albo jego brak.
• Reklamy lub branding dostawcy widoczne dla Twoich klientów w niektórych przypadkach.

Kiedy darmowy CRM ma sens

Na samym początku działalności, gdy testujesz, czy w ogóle potrzebujesz systemu, i masz bardzo niewielką liczbę klientów — darmowa wersja pozwala sprawdzić koncepcję bez ryzyka finansowego. To rozsądny pierwszy krok, nie ostateczne rozwiązanie.

Kiedy koszt "darmowego" zaczyna przewyższać płatny plan

Gdy zaczynasz obchodzić ograniczenia — prowadzisz dane w dwóch miejscach, bo limit kontaktów został przekroczony, albo tracisz czas na ręczne wykonywanie tego, co płatna wersja robi automatycznie — realny koszt "darmowego" narzędzia zaczyna przewyższać cenę prostego, płatnego planu.

Jak to policzyć

Zadaj sobie pytanie: ile czasu tygodniowo tracisz na obchodzenie ograniczeń darmowej wersji? Jeśli to więcej niż godzina, przy jakiejkolwiek stawce godzinowej, koszt "darmowego" narzędzia już dawno przewyższył cenę najtańszego płatnego planu na rynku.

Co warto sprawdzić przed decyzją

Nie porównuj tylko ceny — porównaj, co dostajesz. Płatny CRM w rozsądnej cenie, z pełnym kompletem funkcji od pierwszego dnia, bywa bardziej opłacalny niż darmowe narzędzie wymagające ciągłego obchodzenia limitów.

CoreBase w najniższym planie (dla jednej osoby) kosztuje mniej niż wiele "darmowych" narzędzi kosztuje Cię w straconym czasie — a od razu ma pełny komplet funkcji: wyceny, umowy, integrację z pocztą, raporty. Sprawdź cennik i porównaj z realnym kosztem obecnego rozwiązania.

Darmowy CRM a dane Twoich klientów

Przy wyborze CRM warto zapytać nie tylko „ile kosztuje”, ale też „gdzie będą dane moich klientów”. W większości narzędzi — darmowych i płatnych — dane leżą na serwerach dostawcy. CoreBase instaluje się na Twoim własnym hostingu, na Twojej domenie, więc dane klientów zostają u Ciebie.

Co dostajesz w CoreBase w każdym planie

W CoreBase każdy plan ma wszystkie funkcje — plany różnią się wyłącznie liczbą osób. Basic dla jednej osoby kosztuje 149 zł miesięcznie. W cenie są m.in.:

• kartoteka klientów, wyceny w PDF, umowy z akceptacją elektroniczną, projekty, zadania i kalendarz,
• poczta połączona z kartą klienta, raporty i licznik czasu pracy,
• portal klienta, w którym klient widzi swoje sprawy i przesyła dokumenty,
• moduły „Obiekty” (urządzenia, sprzęt, polisy — z terminami i przypomnieniami) i „Serwis” (zgłoszenia i protokół podpisywany na telefonie),
• 10 pakietów branżowych z gotowymi polami, szablonami i katalogiem usług — m.in. dla firm montażowych, biur rachunkowych i firm remontowych.

Możesz to sprawdzić w demo w przeglądarce, zanim cokolwiek zapłacisz.

Podsumowanie

Darmowy CRM nie jest darmowy, jeśli kosztuje Cię więcej czasu niż płatna alternatywa. Wybór między nimi nie powinien opierać się na cenie widocznej na pierwszy rzut oka, tylko na realnym rachunku: ile czasu i możliwości oddajesz w zamian za brak opłaty.