Gdzie fizycznie trzyma dane Twój CRM?

To pytanie brzmi technicznie, ale odpowiedź ma bardzo praktyczne konsekwencje — dla bezpieczeństwa, dla zgodności z RODO i dla tego, co się stanie, jeśli kiedyś zdecydujesz się zmienić dostawcę.

Dwa zupełnie różne modele

Model SaaS (chmura dostawcy). Logujesz się przez przeglądarkę, a dane Twojej firmy fizycznie leżą na serwerach należących do firmy, która sprzedaje Ci system. Nie widzisz tego serwera, nie masz do niego bezpośredniego dostępu — ufasz, że dostawca dobrze go zabezpiecza.

Model własnej instalacji. Oprogramowanie instalujesz na SWOIM hostingu — takim, który już masz albo który sam wybierzesz. Dane nigdy nie opuszczają Twojej infrastruktury. To Ty decydujesz, gdzie fizycznie stoi serwer.

Dlaczego to ma znaczenie, nie tylko teoretycznie

Kontrola. W modelu SaaS jesteś zależny od decyzji dostawcy — zmiany cennika, warunków, a czasem samego istnienia firmy. Jeśli dostawca zniknie z rynku albo zmieni zasady, Twoje dane są tam, gdzie on zdecyduje.

Odpowiedzialność prawna. Jako administrator danych osobowych odpowiadasz za to, co dzieje się z danymi Twoich klientów — nawet jeśli fizycznie trzyma je ktoś inny. Musisz wiedzieć, gdzie są, jak są zabezpieczone i co się stanie w razie naruszenia.

Czas reakcji na incydent. Jeśli coś pójdzie nie tak u zewnętrznego dostawcy, dowiadujesz się o tym z jego komunikatu — nie masz bezpośredniego wglądu w to, co się dzieje.

Koszt długoterminowy. Model SaaS to stała, comiesięczna opłata rosnąca z każdym dodanym użytkownikiem, bez górnej granicy. Instalacja na własnym hostingu ma inną strukturę kosztów — zwykle bardziej przewidywalną w dłuższej perspektywie.

Trzecia droga — łatwość SaaS, kontrola własnego serwera

Wielu właścicieli małych firm zakłada, że wybór jest binarny: albo wygodna chmura, albo trudny, wymagający administratora własny serwer. To nieprawda. CoreBase instalujesz na zwykłym, tanim hostingu współdzielonym — takim samym, na jakim prawdopodobnie już masz stronę internetową firmy. Nie potrzebujesz dostępu SSH, znajomości administracji serwerami ani osobnego informatyka. Instalacja przebiega przez prosty kreator w przeglądarce.

Efekt: masz wygodę porównywalną z SaaS, ale dane Twoich klientów fizycznie zostają na Twoim serwerze, nie u CoreShift ani żadnej trzeciej firmy.

Pytania, które warto zadać każdemu dostawcy CRM

1. Na czyich serwerach fizycznie leżą moje dane?
2. W jakim kraju znajduje się ten serwer?
3. Co się stanie z moimi danymi, jeśli zrezygnuję z usługi?
4. Kto poza mną ma techniczny dostęp do tych danych?

Jeśli dostawca nie potrafi odpowiedzieć jasno i konkretnie na te cztery pytania, to sam w sobie jest sygnał ostrzegawczy.

Co z danymi Twoich klientów — przykład biura rachunkowego

Pytanie „gdzie leżą dane” jest szczególnie ważne w branżach, które pracują na wrażliwych informacjach. Biuro rachunkowe trzyma w CRM dane podatkowe klientów, kwoty do zapłaty, pełnomocnictwa i dokumenty przesyłane co miesiąc. Kancelaria — sprawy objęte tajemnicą zawodową. Firma BHP — dane pracowników swoich klientów.

W CoreBase te dane trafiają do bazy na Twoim hostingu, a nie na wspólny serwer dostawcy. Dokumenty od klientów — przesłane przez portal klienta — też zapisują się na Twoim serwerze. Szczegóły dla biur: CRM dla biura rachunkowego.

Podsumowanie

"Gdzie leżą moje dane" to nie pytanie dla informatyków — to pytanie dla każdego właściciela firmy, który przetwarza dane klientów. Model, w którym dane zostają na Twoim własnym hostingu, daje kontrolę, której model SaaS z definicji nie oferuje.

Zobacz, jak to działa, w demo w przeglądarce. Ceny: cennik.