Przeglądy klimatyzacji i pomp ciepła — jak nie zapomnieć o żadnym kliencie

Klimatyzacja i pompa ciepła to dla firmy instalacyjnej nie jednorazowe zlecenie, tylko początek współpracy na lata. Każde zamontowane urządzenie to kolejne przeglądy, kontrole i naprawy. Problem w tym, że o terminach trzeba pamiętać — a klient sam rzadko pamięta, kiedy był ostatni przegląd. Wtedy wygrywa ten, kto przypomni pierwszy.

Poniżej pięć kroków, dzięki którym żaden przegląd nie przepadnie — niezależnie od tego, czy masz pod opieką trzydzieści urządzeń, czy trzysta. Na końcu pokazujemy, jak to samo wygląda w programie, i odpowiadamy na pytania, które najczęściej padają przy porządkowaniu przeglądów.

Dlaczego przeglądy uciekają

• Terminy są w głowie albo w telefonie. Działa, dopóki urządzeń jest kilkanaście i nikt nie choruje ani nie jedzie na urlop.
• Dane są rozproszone. Data montażu w fakturze, model na zdjęciu tabliczki, czynnik w notatce, protokół w segregatorze, numer telefonu w SMS-ach.
• Klient nie pamięta. Przypomina sobie dopiero, gdy coś przestaje działać — a wtedy dzwoni do pierwszej firmy z wyszukiwarki.
• W sezonie nie ma czasu. Latem wszyscy montują klimatyzację, zimą naprawiają ogrzewanie. Przeglądy przesuwają się „na później”, aż przepadną.

Co tracisz, gdy przegląd przepada

Przepadnięty przegląd to nie tylko jedno niewykonane zlecenie. To często:

• klient, który odchodzi do konkurencji — bo to ona zadzwoniła pierwsza albo to do niej zadzwonił przy awarii,
• problem z gwarancją — wielu producentów uzależnia gwarancję od regularnych przeglądów, a brak przeglądu w terminie może być argumentem przy odmowie naprawy gwarancyjnej,
• ryzyko przy urządzeniach z F-gazami — kontrola szczelności nie jest grzecznością wobec klienta, tylko obowiązkiem operatora urządzenia, a klient liczy, że serwisant będzie o niej pamiętał,
• awaria w środku sezonu — czyli nerwowy telefon, pilny wyjazd i naprawa, której dało się uniknąć.

Dobra wiadomość: każdy z tych problemów rozwiązuje ten sam, prosty system.

Krok 1: lista urządzeń każdego klienta

Podstawą jest prosta zasada: każde urządzenie to osobna pozycja przypisana do klienta. Co warto zapisać:

• rodzaj urządzenia, producent, model i numer seryjny,
• miejsce montażu (adres, pomieszczenie) i osobę kontaktową na miejscu,
• data montażu i koniec gwarancji,
• dla urządzeń z fluorowanymi gazami cieplarnianymi: rodzaj i ilość czynnika, ekwiwalent CO₂ i numer karty urządzenia w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO).

Nie musisz uzupełniać wszystkiego od razu. Zacznij od klientów z umowami serwisowymi i od urządzeń, które montowałeś w ostatnich latach — resztę dopisuj przy kolejnych wizytach. Po jednym sezonie lista będzie kompletna.

Krok 2: okres przeglądu i data następnego terminu

Każdy rodzaj urządzenia ma swój rytm przeglądów — zalecany przez producenta, a dla kontroli szczelności urządzeń z F-gazami wynikający z przepisów. Częstotliwość kontroli szczelności zależy m.in. od ilości czynnika wyrażonej w ekwiwalencie CO₂ i od tego, czy urządzenie ma system wykrywania wycieków, więc zawsze sprawdzaj aktualne wymagania dla konkretnej instalacji.

Gdy okres przeglądu jest zapisany przy rodzaju urządzenia, data następnego terminu może liczyć się sama — od daty ostatniego przeglądu albo montażu. Dzięki temu nie musisz za każdym razem liczyć w kalendarzu „plus dwanaście miesięcy”.

Krok 3: przypomnienie z wyprzedzeniem

Sama data to za mało — potrzebne jest przypomnienie na tyle wcześnie, żeby umówić termin bez pośpiechu. Dobrze sprawdza się miesiąc. Przypomnienie dla Ciebie to jedno; drugie to wiadomość do klienta: „zbliża się przegląd Pańskich urządzeń” z ich listą. Klient czuje się zaopiekowany, a Ty masz zlecenie, zanim pomyśli o konkurencji.

Warto też planować przeglądy poza szczytem sezonu. Klimatyzację najlepiej przeglądać wiosną, zanim przyjdą upały, a urządzenia grzewcze i pompy ciepła — przed sezonem grzewczym. Klient ma sprawne urządzenie wtedy, kiedy go potrzebuje, a Ty rozkładasz pracę na spokojniejsze miesiące.

Krok 4: protokół i historia serwisu

Po przeglądzie zapisz, co zostało zrobione: wynik kontroli szczelności, ilość uzupełnionego i odzyskanego czynnika, parametry pracy, wymienione części, zalecenia. Protokół podpisany przez klienta na miejscu — najlepiej od razu na telefonie — rozwiązuje problem papierów, a historia serwisu przy urządzeniu przyda się przy reklamacji, gwarancji i kolejnej wizycie.

Historia ma jeszcze jedną zaletę: gdy na przegląd jedzie inny pracownik niż ostatnio, przed wyjazdem widzi, co było robione, jakie były parametry i co zalecono. Nie musi dzwonić do kolegi ani szukać zdjęć w telefonie.

Krok 5: umowa serwisowa

Przeglądy to najlepszy stały przychód w firmie instalacyjnej. Umowa serwisowa na przeglądy okresowe porządkuje to formalnie: klient wie, czego się spodziewać i ile zapłaci, a Ty planujesz pracę z wyprzedzeniem. Zapisz przy kliencie, do kiedy obowiązuje umowa, i ustaw przypomnienie przed jej końcem, żeby zdążyć ją przedłużyć.

Dobry moment na zaproponowanie umowy serwisowej to odbiór montażu: klient właśnie zobaczył, że znasz się na rzeczy, a temat gwarancji i przeglądów jest świeży.

Jak to wygląda w CoreBase

W CoreBase całość daje pakiet branżowy „Montaż i serwis instalacji”, który instalujesz w ustawieniach jednym kliknięciem:

• moduł „Urządzenia” z dziewięcioma rodzajami urządzeń i okresami przeglądów (m.in. klimatyzacja i pompa ciepła — co 12 miesięcy, rekuperacja — co 6 miesięcy, instalacja elektryczna — co 5 lat; okresy zmienisz sam),
• pola potrzebne do kontroli szczelności: czynnik, jego ilość, ekwiwalent CO₂ i karta w CRO,
• przeglądy widoczne w kalendarzu i przypomnienie dla opiekuna klienta — domyślnie 30 dni przed terminem,
• gotowa wiadomość „Zbliża się przegląd urządzeń” z listą urządzeń klienta,
• moduł „Serwis”: zgłoszenie z szablonu „Przegląd F-gaz”, protokół wypełniany na telefonie i podpis klienta na ekranie,
• portal klienta, w którym klient zgłasza usterkę i wskazuje urządzenie,
• wzór umowy serwisowej i pole „umowa serwisowa do” z przypomnieniem 30 dni wcześniej,
• katalog 14 usług z przykładowymi cenami — przeglądy, kontrola szczelności, diagnostyka, dojazd — do wycen jednym kliknięciem.

Wszystko jest zwykłym, edytowalnym ustawieniem — pola, okresy przeglądów i treść wiadomości zmienisz pod swoją firmę. Więcej o pakiecie: CRM dla firm montażowych.

Najczęstsze pytania

Czy nie wystarczy kalendarz w telefonie?

Na początek tak. Kłopot zaczyna się, gdy urządzeń jest kilkadziesiąt: wpis w kalendarzu nie mówi, jaki to model, jaki czynnik, co wymieniono rok temu i czy klient ma umowę serwisową. Lista urządzeń z historią serwisu odpowiada na te pytania w jednym miejscu.

Co z klientem, który ma kilka urządzeń?

Każde urządzenie ma własny termin przeglądu, ale klient dostaje jedną wiadomość z listą wszystkich urządzeń. Jedna wizyta, kilka przeglądów — i mniej jeżdżenia.

Czy klient może sam zgłosić usterkę?

W CoreBase tak — w portalu klienta wybiera urządzenie, opisuje problem i widzi status zgłoszenia. Ty dostajesz zgłoszenie od razu z danymi urządzenia, więc wiesz, co zabrać na wyjazd.

Mam kilku pracowników. Jak podzielić przeglądy?

Każde zgłoszenie przypisujesz konkretnej osobie (albo kilku), a wizyta trafia do jej kalendarza. Każdy widzi swoje wyjazdy, a Ty — całość.

Podsumowanie

Żeby żaden przegląd nie przepadł, potrzebujesz pięciu rzeczy: listy urządzeń każdego klienta, okresu przeglądu przy rodzaju urządzenia, przypomnienia z wyprzedzeniem, protokołu z historią serwisu i umowy serwisowej. Możesz to zrobić w arkuszu — albo od razu w programie, który pilnuje terminów za Ciebie.

Sprawdź CoreBase w demo w przeglądarce — nic nie instalujesz. Ceny planów znajdziesz w cenniku.