CRM dla korepetytora i szkoły językowej

Korepetycje i kursy językowe to praca z ludźmi w stałym rytmie: ci sami uczniowie co tydzień, rodzice, którzy pytają o postępy, płatności za miesiąc z góry, odwołane zajęcia do odrobienia. Przy pięciu uczniach wystarczy kalendarz w telefonie. Przy dwudziestu — albo przy kilku lektorach w szkole — zaczyna się chaos.

W tym artykule pokazujemy, co warto prowadzić w jednym miejscu i jak zorganizować pracę, żeby nie gubić ani uczniów, ani pieniędzy.

Gdzie najczęściej ucieka czas i pieniądze

• Płatności — kto zapłacił za październik, kto ma zaległość, kto prosił o fakturę.
• Odwołane zajęcia — ustalenia „odrobimy w przyszłym tygodniu”, o których nikt nie pamięta.
• Kontakt z rodzicami — wiadomości w kilku komunikatorach, bez historii.
• Postępy ucznia — co było na zajęciach, co zadane, nad czym pracować przed sprawdzianem.
• Materiały — pliki rozsyłane mailem, których po miesiącu nie da się znaleźć.

Co zapisywać o każdym uczniu

• dane ucznia i rodzica (opiekuna) — kto płaci i z kim się kontaktujesz,
• poziom, cel (matura, egzamin, certyfikat) i termin egzaminu,
• stały termin zajęć i stawkę,
• krótkie notatki po zajęciach — temat, zadanie domowe, uwagi,
• płatności — za jaki okres i do kiedy,
• zgodę na kontakt marketingowy, jeśli chcesz informować o nowych kursach.

Prosty system w czterech krokach

1. Kartoteka zamiast kontaktów w telefonie

Każdy uczeń jako osobna karta, a rodzic jako osoba kontaktowa przy niej. Dzięki temu wiadomości i ustalenia są przy uczniu, a nie w prywatnym telefonie.

2. Zajęcia w kalendarzu

Zajęcia jako wydarzenia z uczniem w kalendarzu, a odrabiane — jako osobne, z notatką, za które zajęcia są. W szkole z kilkoma lektorami każdy widzi swój grafik, a właściciel — całość.

3. Notatka po każdych zajęciach

Trzy zdania: temat, zadanie, na co uważać. Przed sprawdzianem albo rozmową z rodzicem masz pełny obraz bez przeglądania zeszytów.

4. Przypomnienia o płatnościach i egzaminach

Pole „opłacone do” przy uczniu z przypomnieniem i termin egzaminu w kalendarzu. Jedna wiadomość z szablonu do rodziców, którzy jeszcze nie zapłacili, zamiast dziesięciu osobnych.

Jak to wygląda w CoreBase

CoreBase to CRM dla firm usługowych — sprawdza się w małej szkole i u korepetytora, który prowadzi więcej uczniów:

• karta klienta (ucznia) z osobami kontaktowymi (rodzicami), notatkami, plikami i historią kontaktu,
• pola niestandardowe — poziom, cel, termin egzaminu, stawka, „opłacone do” z przypomnieniem; dodajesz je sam w ustawieniach,
• kalendarz z zajęciami, urlopami lektorów i terminami z pól z datą, a do stałych czynności (np. sprawdzenie prac co tydzień) — zadania cykliczne,
• zadania z terminem — np. „przygotować próbny egzamin do piątku” przypisane konkretnemu lektorowi,
• repozytorium dokumentów przy uczniu — materiały i prace w wersjach,
• portal klienta — rodzic loguje się linkiem z e-maila (bez hasła) i widzi swoje umowy i wyceny, a z modułem „Dokumenty w portalu klienta” może też przesyłać pliki,
• wiadomości z szablonu do wielu osób i SMS z historii klienta (po podłączeniu konta SMSAPI.pl),
• licznik czasu i raport czasu — przydatne, gdy rozliczasz lektorów albo zajęcia godzinowo.

Nie ma w nim dziennika elektronicznego ani płatności online — płatności przyjmujesz jak dotąd, a w CoreBase pilnujesz, kto i za co zapłacił.

Najczęstsze pytania

Czy jeden lektor zobaczy uczniów drugiego?

To zależy od ustawień. Role i uprawnienia pozwalają ograniczyć widok do własnych uczniów albo udostępnić całość — np. właścicielowi szkoły.

Czy rodzic musi zakładać konto?

Nie. Do portalu klienta loguje się linkiem wysłanym na jego e-mail, bez hasła.

Czy CoreBase wystawia faktury za zajęcia?

Nie. Faktury wystawiasz w swoim programie do fakturowania, a gotowy plik możesz dodać do karty ucznia.

Podsumowanie

Przy kilkunastu uczniach liczy się porządek: jedna karta ucznia z rodzicem, zajęcia w kalendarzu, notatka po lekcji i przypomnienie o płatności. Resztę robi system. Zobacz, jak to wygląda, w demo CoreBase, a jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje CRM, zajrzyj do tego artykułu i do cennika.