CRM dla salonu fryzjerskiego i kosmetycznego

W salonie fryzjerskim i kosmetycznym największym kapitałem nie jest wyposażenie, tylko stałe klientki i klienci. Wracają, bo pamiętasz, jaki kolor robiłaś ostatnio, że skóra reaguje na konkretny preparat i że w marcu są urodziny. Kłopot w tym, że ta wiedza zwykle siedzi w głowie właścicielki, w zeszycie przy recepcji i w telefonie — i znika, gdy do zespołu dochodzi nowa osoba albo ktoś idzie na urlop.

Poniżej pokazujemy, co warto zapisywać o każdym kliencie salonu, jak zorganizować przypomnienia i kiedy prosty CRM daje więcej niż kalendarz rezerwacji.

Co warto wiedzieć o każdym kliencie

• Dane kontaktowe i preferowany kanał — telefon, e-mail, czy klientka woli SMS, czy telefon.
• Historia usług — co, kiedy i kto wykonywał. Przy koloryzacji: numer farby, proporcje, czas, efekt.
• Przeciwwskazania i alergie — informacja, której nie może zabraknąć, gdy klientkę przyjmuje inna osoba.
• Zdjęcia efektu — przed i po, najlepiej przy wizycie, a nie w galerii prywatnego telefonu.
• Urodziny i zgoda marketingowa — życzenia czy przypomnienie o promocji wysyłasz tylko osobom, które się na to zgodziły.
• Karnety i pakiety — ile zabiegów zostało i do kiedy karnet jest ważny.

Dlaczego kalendarz rezerwacji to za mało

Kalendarz mówi, kto przyjdzie dziś o 14:00. Nie mówi, że ta klientka od dwóch miesięcy się nie pojawiła, że kończy jej się karnet ani że ostatnio narzekała na odcień. Do tego potrzebna jest karta klienta z historią — w jednym miejscu, dostępna dla całego zespołu.

Druga rzecz to przypomnienia „z inicjatywy salonu”: odświeżenie koloru po 6–8 tygodniach, kolejny zabieg z serii, koniec karnetu. To one zamieniają jednorazową wizytę w stałą klientkę.

Jak zbudować prosty system w pięciu krokach

1. Jedna karta klienta zamiast kilku miejsc

Przenieś dane z zeszytu i telefonu do jednej kartoteki. Zacznij od stałych klientek — reszta dojdzie przy kolejnych wizytach. Dopisz pola, których używasz: numer farby, rodzaj skóry, przeciwwskazania.

2. Historia wizyt przy kliencie

Po każdej usłudze krótka notatka: co zrobione, jakie produkty, uwagi na następny raz. Trzydzieści sekund, które oszczędzają dziesięć minut rozmowy przy kolejnej wizycie.

3. Przypomnienia z terminem

Ustal stałe odstępy dla najczęstszych usług i zapisuj datę, kiedy warto się odezwać. Lista „do przypomnienia w tym tygodniu” to gotowy plan telefonów na spokojniejsze dni.

4. Wiadomości do wielu klientów naraz

Nowa usługa, wolne terminy przed świętami, zmiana godzin otwarcia — jedna wiadomość z szablonu, wysłana do wybranych osób, które wyraziły zgodę na kontakt.

5. Dostęp dla zespołu z ograniczeniami

Stylistka widzi swoje klientki i ich historię, recepcja — kontakty i wizyty, właścicielka — wszystko, także liczby. Każdy wie tyle, ile potrzebuje.

Jak to wygląda w CoreBase

CoreBase to CRM dla firm usługowych, więc nie jest systemem rezerwacji online — klientki nie zapisują się w nim same na wizytę. Sprawdza się za to jako kartoteka i „pamięć” salonu:

• karta klienta z danymi, zgodą marketingową (RODO), datą urodzenia, notatkami i plikami — urodziny klientów widać w kalendarzu i na panelu,
• pola niestandardowe — dopisujesz własne pola (np. numer farby, rodzaj skóry, alergie, karnet do), bez programisty,
• dziennik kontaktu — notatki z wizyt, telefony, e-maile i SMS-y w jednej historii klienta,
• pole z datą i przypomnieniem — np. „odświeżenie koloru” albo „karnet ważny do” z przypomnieniem kilka dni wcześniej,
• kalendarz zespołu z wizytami i urlopami — widać, kto jest dostępny,
• wiadomości z szablonu do wielu klientów, każda z imieniem klientki w treści, oraz SMS z historii klienta (po podłączeniu konta SMSAPI.pl),
• role i uprawnienia — każdy w zespole widzi tylko to, co powinien.

Dane klientek zostają na Twoim hostingu, a nie we wspólnej bazie dostawcy. Jak wygląda pełna karta klienta, pokazujemy w artykule „Kartoteka klienta 360°”.

Najczęstsze pytania

Czy mogę prowadzić w CoreBase karnety?

Tak, jako pola przy kliencie — np. „karnet: liczba zabiegów” i „karnet ważny do” z przypomnieniem. Rozliczenia płatności i paragony prowadzisz dalej w kasie fiskalnej lub programie sprzedaży.

Czy klientka może zapisać się na wizytę przez internet?

Nie — CoreBase nie jest systemem rezerwacji online. Jeśli używasz takiego systemu, CoreBase uzupełnia go o kartotekę, historię i przypomnienia, których kalendarz rezerwacji nie ma.

Co z RODO przy zdjęciach i informacjach o alergiach?

To dane, które trzeba chronić szczególnie starannie. Zbieraj tylko to, co potrzebne do wykonania usługi, ogranicz dostęp rolami i nie przechowuj ich w prywatnych telefonach. Zgodę na marketing odnotuj osobno.

Podsumowanie

Stałe klientki wracają do salonu, który je pamięta. Wystarczy jedna karta klienta z historią usług, przypomnienia o kolejnych wizytach i wiadomości do osób, które chcą je dostawać. Zobacz, jak to działa, w demo CoreBase — a ceny planów sprawdzisz w cenniku. Jeśli dopiero zaczynasz z CRM, przeczytaj najpierw „CRM — co to jest?”.